Den sista milen: dit biståndsbudgetar tyst går

Fråga en donator vad ett kostprogram lägger pengar på och svaret blir maten. Fråga en logistiker och svaret är en lista: spedition, hamnhantering, tullförmedling, inlandstransport, lageruthyrning, lastpallar, försäkringar, förlust i transit, bränsle, fordonsunderhåll och förare som behöver någonstans att sova på en tredagarsrutt.

Detta är inte overhead i nedsättande mening. Det är den fysiska leveranshandlingen, utan vilken varan är en inköpsorder. Men eftersom det är osynligt i överklaganden läses dess kostnad rutinmässigt som ineffektivitet när det visas i konton.

Etapperna och vad drev kostar vid varje

Regn, vägar och kostnaden för att vara sen

På många av de platser där den akuta undernäringen toppar sammanfaller toppen med en regnperiod som förvandlar obanade vägar till oframkomliga. Detta ger en specifik och dyr sekvens: efterfrågan ökar, vägtillgängligheten minskar, och de enda återstående alternativen är förutplacerade lager- eller flygtransporter.

Förpositionering kostar lagerhyra och binder kapital månader i förväg. Flygtransporter kostar många gånger sjöfrakten per ton. En organisation som misslyckades med att förpositionera väljer inte mellan billig och dyr leverans; det är att välja mellan dyr leverans och ingen.

Tullen är ett tidsproblem

• Tull- och skattebefrielse för humanitära varor finns vanligtvis men måste ansökas om, och tidslinjerna för godkännande varierar från dagar till månader.
• Dokumentationsfel är den vanligaste orsaken till förseningar och de är inte alltid importörens fel – specifikationskraven ändras.
• Nutrition och medicinska varor kan kräva myndighetstillstånd från en hälsomyndighet utöver tullen.
• Lagringsavgifter tillkommer medan varor hålls, så en fördröjning omvandlas direkt till kostnad.
• Hållbarheten är begränsad. Gods som tullats med kort återstående livslängd måste distribueras snabbare än vad programmet kanske kan ta upp.

Kylkedja: när det gäller och när det inte gör det

Vacciner och vissa läkemedel kräver obruten kylning från tillverkning till administrering, övervakad med temperaturloggrar, med eventuella utflykter som potentiellt gör produkten ogiltig. För att upprätthålla detta i områden utan tillförlitlig elektricitet krävs solkylskåp, kylboxar, ispaket, utbildad personal och ett övervakningssystem.

Terapeutisk mat undviker medvetet detta krav. Dess mycket låga vattenhalt gör den lagringsstabil vid omgivningstemperatur, vilket tar bort en hel kategori av kostnader och misslyckanden från näringskedjorna. Detta är en verklig ingenjörsprestation och en av de underskattade anledningarna till att öppenvård blev genomförbar i stor skala.

Förlust, och rapportera det ärligt

En del av varorna kommer inte fram. Skador vid hantering, vatteninträngning, skadedjursangrepp, stöld, trafikolyckor och omledning vid checkpoints inträffar alla, och en försörjningskedja med noll registrerade förluster är mer benägna att ha dålig registrering än perfekt prestanda.

Vanligtvis rapporterad

Upphandlad kvantitet

Mer sällan

Levererad kvantitet

Sällan

Förlust under transport

Nästan aldrig

Orsak till varje förlust

Gapet mellan den första och andra raden i den tabellen är det enskilt mest användbara sak en givare kan fråga om. En organisation som spårar båda driver en försörjningskedja. En organisation som bara vet vad den köpt driver en upphandlingsfunktion och hoppas.

Frågor som avslöjar om logistiken är under kontroll

1. Fråga efter leveranskostnad, inte varukostnadDetta enda förtydligande gör siffrorna för kostnad per barn jämförbara mellan organisationer och förvånar vanligtvis den som frågar.
2. Fråga var lager hållsEn namngiven lagerplats och en ungefärlig kvantitet indikerar verklig förpositionering snarare än en avsikt att köpa när pengar kommer in.
3. Fråga om den senaste tullförseningenVarje importerande organisation har haft en. Svaret anger om de hanterar processen eller bearbetas av den.
4. Fråga om förlust i den senaste försändelsenEn specifik siffra med en orsak är ett tecken på fungerande lagerkontroll. Noll utan rekord är det inte.
5. Fråga hur stor andel av frakten som var luftHög flygfrakt är ett symptom på sen finansiering eller dålig planering, och det är värt att veta vilket.

HopePlates är ett litet projekt som arbetar med lindring av barns undernäring och terapeutisk näring, och vi driver inget regionalt logistiknätverk. Där vi upphandlar strävar vi efter att publicera vad som beställts, från vilken leverantör och vart det tog vägen, på transparenssidan, eftersom en leverans beskriven i enheter är den enda versionen av detta som en givare kan kontrollera.